Alla företag måste dokumentera arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1). Att dokumentera arbetsmiljöarbetet underlättar arbetet och snabbar ofta på beslutsfattandet. Det blir till exempel enklare att se hur ofta händelser inträffar, varför de inträffat och hur mycket tid och pengar det kostat företaget. Utifrån den informationen kan man enklare ta beslut om vilka åtgärder som behöver sättas in för att minska antalet händelser och öka medarbetares välmående.

Att löpande dokumentera arbetsmiljöarbetet underlättar också vid chefsbyten och minimerar risken för att något ”hamnar mellan stolarna”.

Detta ska dokumenteras/skrivas ner

• • Gäller alla företag
    • Riskbedömningar
    • Sammanställningar av arbetsskador och tillbud
    • Åtgärdsplaner, och
    • Samtal, anpassningar och omplaceringar i samband med en rehabilitering.
  • Gäller företag med 10 medarbetare eller mer (med medarbetare avses både del- och heltidsanställda)
    • Policy
    • Uppgiftsfördelning
    • Rutiner, och
    • Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet
• Chefen ansvarar för att ta anteckningar och för att persondata förvaras säkert, dvs. att det görs i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).
• Dokumentationen ska hållas aktuell och innehålla datum för senast uppdatering.

KOM IHÅG

Det räcker räcker inte bara med att dokumentera arbetsmiljöarbetet, det som görs i praktiken för att förbättra arbetsmiljön är det som räknas, dokumenteringen är bara ett stöd i arbetsmiljöarbetet.

Har du koll?

4 steg för att få koll

1. Undersök nuläget – Finns rutiner och dokumentation? Var finns de? Är de tillgängliga för de som behöver ta del av dem?
2. Bedöm – Behöver du åtgärda något? Om ja, skriv ner åtgärderna i en handlings/åtgärdsplan.
3. Åtgärda, och till sist …
4. Följ upp – Följ upp de åtgärder du (ska ha) utfört så att de fungerar som du tänk.

Hjälpmedel

Dataskyddsförordningen (GDPR)
IA (Informationssystem om arbetsmiljö)- Kostnadsfritt för försäkrade företag hos Afa Försäkringar

Och du, glöm inte att dokumentera medarbetarnas kunskap om hur de förhindrar ohälsa i arbetet … Det är ett lag- och ISO 45001 krav.

Dokumenterad arbetsmiljökunskap via e-learning

SAMarbetsmiljö erbjuder grundläggande e-learning och kurser i arbetsmiljö för medarbetare och chefer på flera språk, läs mer om det HÄR.

All arbetsmiljöutbildning via e-learning dokumenteras och kan följas upp i realtid.

Läs mer om e-learning för medarbetare och lagkrav HÄR.